1. Förutsättningar för SMS-tjänsten

Med tilläggstjänsten Opus SMS kan Opus skicka påminnelser till patienter via SMS. Det sparar tid och antalet uteblivna besök minskar.

 

Vad krävs för att SMS-funktionen ska fungera?

Giltigt abonnemang hos 21st Century Mobile Solutions

Opus SMS Service, senaste versionen installerat på huvuddatorn. 

Opus SMS-tjänsten beställs av 21st Century Mobile via www.opussms.se

Opus SMS Service inkl. installationsanvisningar laddas ner på www.opusdental.com.

 

Opus SMS Service Manager

Opus SMS Service är det program som hämtas SMS från Opus och vidarebefordrar dem till 21st Century Mobile.

 

SMS-servicen installeras i Opus Dentals huvudmapp på datorn: Start > Alla program > Opus Dental > SMS> SMS Control Manager.

Här framgår det vilken databas SMS-servicen är kopplad till och om tjänsten är igång. När knappen för start är intryckt (som framgår av bilden) är tjänsten igång. Här kan SMS-service pausas eller stoppas helt.

För att kontrollera SMS-inställning, tryck på . Då visas följande:

 

 

Här finns inställningar för vilken/vilka databaser som är kopplade till SMS-tjänsten, för att ange tidsintervall då SMS inte ska skickas och hur ofta SMS ska skickas ut från Opus.

För att ange en ny databas, klicka på knappen Add. Då aktiveras rullgardinslistorna till höger. Ange server och sedan den databas du vill lägga till i tjänsten. Klicka sedan OK.

Polling interval bör stå på mellan 5-15 minuter.

Manual mode används enbart i felsöknings-/testsyfte.

 

SMS Info

Verktyg > Inställningar vald behandlare > SMS info

Om sms-tjänsten inte fungerar visas ett varningsmeddelande. Kontrollera först SMS Info för att finna en förklaring till problemet.

 

 

Senaste datum för skicka/ta emot Visar sista lyckade överföring från Opus SMS Service till 21st Century Mobile

Senaste datum för uppstått fel Visar tidpunkt för när eventuella fel har uppstått

Senaste resultat för skicka/ta emot Visar resultatet av det senaste försöket att skicka sms. (Texten i den vita rutan genereras av 21st Century Mobile och visas på engelska.

Status sms- tjänst  Ger information om sms-tjänstens version, senaste status på start/stopp, tjänstens läge, datornamn, intervall i minuter för skicka ta emot.

Inställning Pausa skicka och ta emot Om det står Nej för lördagar och söndagar betyder det att det skickas ut sms på helger. Detsamma gäller för Nattetid.

 

1.1 SMS-inställningar i Opus

När tilläggstjänsten Opus SMS Service är installerad och konfigurerad ska inställningar göras i Opus Dental.

 

1. Inställningar i företagsinformationen 

Gå till företagsinformationen, fliken Övrigt. Här finns två fält för SMS-inställningar:

Markera kryssboxen och fyll i koden från 21st Century Mobile i fältet Sender ID. Detta aktiverar SMS- funktionen och samtliga SMS-menyer öppnas i programmet. Detta är en inställning per företag i Opus Dental. OBS att behörigheter fortfarande kan låsa SMS-menyerna!

 

2. SMS-texter, tider och övriga inställningar

Vad ska det stå i de olika sms-en? Gå till Verktyg > Inställningar vald behandlare > SMS-texter.

 

Ett sms rymmer max 160 tecken, om det innehåller mer än 160 tecken skapas automatiskt ett andra sms. Betalning sker per sms.

Tänk på att ett sms kan bli mer än 160 tecken även om skärmen visar färre antal tecken. Skälet är att sms enbart hanterar 7-bit ascii teckenuppsättning, det betyder a-z (stora och små) och 0-9. Övriga tecken, t ex Å,Ä,Ö genererar flera tecken i bakgrunden.

 

 

 

Det finns olika SMS-typer och det går att göra specifika inställningar för varje sms-typ. 

Allmän (A) Används vid i alla övriga tillfällen

”Tillåt svar” 
Patienten får möjlighet att svara på mottaget SMS. Svaret skickas då till angivet mobilnummer.

Påminnelse 1,2 och 3 (P1-3) Används när påminnelse om bokad tid skickas till patienten

Tack för besöket (TFB) Används när speciell information ska skickas till patient efter ett besök

Bokning (B) Används direkt i tidboken på bokad tid 

Kallelser (K) Används vid revisionskallelse

Bokningsbekräftelse (B) när denna är aktiv skickas automatiska SMS i samband med bokning.

Avbokningsbekräftelse (A) när denna är aktiv skickas automatiska SMS vid avbokning.

Marknadsinfo (M) för att kunna skicka info med marknadsinnehåll till patienter.

 

Avsändare vid SMS utan svarsmöjlighet 
Vad det ska stå som avsändare när patienten tar emot sms:et, standard är "Tandläkaren".
 

Timmar innan bokning som sms ska skickas (bara P1-3)
Ange antalet timmar innan patientbokningen som sms:et ska skickas.
 

Timmar efter bokning som sms ska skickas (bara TFB)
Ange antalet timmar efter patientbesöket som sms:et ska skickas.

 

Ändra texten som skickas för varje sms-typ genom att klicka på knappen Text till vänster. Då öppnas följande fönster:

 

 

Kopplingsfälten inom klammer ersätts med aktuell information från varje patient när sms:et skickas. Redigera texten och klicka på kopplingsfälten över textrutan för att lägga in dem i texten. Se till att markören är på rätt ställe i texten när du lägger in ett kopplingsfält. Spara och stäng.

Återställ grundinställningarna genom att klicka på knappen Hämta Opus standardtext.

 

Hur ska sms-påminnelser hanteras vid tidsbokning?

Välj om sms alltid ska skickas till patienter som har bokad tid i tidboken och giltigt mobilnummer i registerkortet, eller om valet "Önskar SMS" måste vara markerat i registerkortet, eller inga sms ska skapas automatiskt utan alltid manuellt.

 

Räkna inte med följande veckodagar

Markerat dygn räknar bort i tidsangivelsen när sms ska skickas.

 

Uppdatera sms

Om du har ändrat sms-texter eller andra inställningar, klicka "Uppdatera sms". Samtliga sms framåt i tiden raderas och det skapas nya utifrån de nya inställningarna.

 

1.2 Skicka SMS

När alla grundinställningar är klara (se avsnitt SMS-inställningar i Opus Dental) kan du använda sms-tjänsten.

 

För att SMS ska kunna skickas till patient måste det finnas ett giltigt mobilnummer i patientens registerkort. Det finns flera möjligheter att skicka SMS i Opus Dental.

 

Skicka sms till patient 

Skicka sms till valfritt nummer

Skicka sms till flera patienter samtidigt 

Skicka påminnelse till patient via tidbok 

Skicka påminnelse till alla dagens patienter

 

Skicka sms till patient

Patient > Skicka sms (kortkommando CRTL+M)

 

 

Använd funktionen för att manuellt skicka sms till en patient. Du kan enkelt ange tid när sms:et ska skickas, ändra texten i både meddelande och textfältet. Klicka på OK-knappen för att skicka sms:et.

Skiftnyckelknappen öppnar sms-inställningarna.

 

 

Skicka sms till valfritt nummer

Verktyg > Skicka sms

 

Den här funktionen kan användas för att skicka sms till patienter som ännu inte är registrerade i Opus Dental. Ange mobilnummer och meddelande och klicka OK.

 

Skicka sms till flera patienter samtidigt

Listor > Register patient/revision

 

Funktionen används för att skicka sms till flera patienter samtidigt, t ex information till en viss patientgrupp eller meddelande till patienter som inte varit hos tandläkaren på länge.

 

Gör önskat urval i listan och klicka på Välj. Ett bra tips är att bocka i urval Telefon så ser du vilka patienter som har giltigt mobilnummer i registerkortet.

Markera sen de patienter som du vill skicka sms till, klicka på sms-knappen så visas följande fönster:

 

 

Patienter med grön bock i vänsterkolumnen kommer att få sms. Patienter som inte kommit med på listan har inte giltigt mobilnummer i registerkortet.

Redigera eventuellt texten och klicka på Skicka.

 

 

Skicka påminnelse till patient via tidboken

Tidbok > Hö-klick på patientbokning Tidbok > "Boka en tid" > SMS

 

Påminnelser är beroende av vilka sms-inställningar som är satta i systemet. Vill du skicka extra sms- påminnelse, högerklicka på bokningen och välj Skicka sms-påminnelse. Välj vilken påminnelsetext som ska skickas genom att markera/avmarkera i kryssboxen till vänster. Redigera eventuellt texten, fyll i tidpunkt när sms:et ska skickas och klicka OK.

 

 

Du kan enkelt komma åt sms-inställningarna under skiftnyckeln nere till vänster.

 

När en bokning skapas och patienten önskar sms i registerkortet är sms-påminnelse automatiskt markerat i bokningen.

Påminnelserna följer sedan inställningarna i sms-inställningar.

 

 

Skicka påminnelse till alla dagens patienter

Knappen Dg. pat

 

Markera den eller de patienter som du vill skicka sms till. Klicka på sms-knappen och välj vilken typ av sms som ska skickas. Fönstret för att skicka sms till flera patienter öppnas där alla valda patienter med giltigt mobilnummer visas. Redigera eventuellt texten och klicka Skicka.

Kallelser och påminnelser markeras med ikoner i tidboken, se avsnitt Kallelsekort.
 

1.3 Lista över skickade/mottagna sms

Under Listor > SMS-lista kan du hålla koll på skickade och mottagna SMS, om de har gått fram, om det är någonting som ska följas upp etc.

 

Skickade sms

Listor > SMS-lista > Skickade

 

Listan visar alla skickade sms. Det går att filtrera på företag, behandlare, patient, typ och status på sms:en. Kolumnerna och sms:ens olika status framgår av tabellen nedan.

 

Beh Behandlare som skickat sms 

Mobil Mottagarens mobilnummer 

Pat.nr Patientnummer

Efternamn Patientens efternamn

Förnamn Patientens förnamn

Tidbokning När sms:et är kopplat till en tidbokning framgår det här. Om fältet är tomt finns ingen koppling till någon bokning.

TS Tillåt svar. Här framgår det om patienten tillåtits svara på sms:et

Typ Typ av sms

A = Allmän eller Avbokningsbekräftelse

P1 = Påminnelse 1

P2 = Påminnelse 2

P3 = Påminnelse 3

TF = Tack för besöket B

B = Bokning eller Bokningsbekräftelse

K =  Kallelser

M = Marknadsinfo

 

Status Status för sms

V =  Väntar, sms kommer att skickas när schemalagd tid inträffar 

S =  Skickat, sms är skickat

SS = Skickat och fått svar, sms är skicka och svar mottaget

F= Fel, sändning avbruten pga fel. Sms kommer inte att skickas

A = Avbruten, sändning avbruten av avsändare. Sms kommer inte att skickas.

FV = Fel och väntar igen, Ett fel har uppstått, nya försök att skicka sms kommer att ske.

IA = Inaktuell, schemaläggningsperioden har utgått utan att sms har skickats, nya försök kommer inte att göras.

Skapad Datum och klockslag för när sms är skapat 

Skickas Datum och klockslag när sms ska skickas 

Skickad Datum och klockslag när sms har skickats

Besvarad Datum och klockslag när sms blev besvarat av patienten

Förfaller Datum och klockslag när sms för

Meddelande Innehållet i sms:et.

Sms som skickats till personer som inte finns inlagda i databasen visas utan namn och patientnummer i listan.

 

 

Mottagna sms

Listor > SMS-lista > Mottagna

Här visas alla sms som Opus tagit emot. Här finns sök- och uppföljningsmöjligheter för mottagna sms.

 

 

Listan visar samtliga mottagna sms som standard. Filtrera på mottagare, företag, läst/oläst och status. Klicka på en rad så visas det mottagna svaret längst ner i formuläret.

 

För att flagga ett meddelande för uppföljning, markera raden så att den blir blå och högerklicka.

 

 

Välj Ändra status > Följ upp och ett blått F visas i kolumnen Status.