I menyn Listor kan du enkelt få fram statistik om patienter, behandlingar, tidbokningar mm.

• Bevakningslista
• Journalstatistik
• Patientstatistik
• Patientlojalitet
• Libretto
• Pedodontistatistik (lic.styrd funktion)
• Pivotrapporter

Bevakningslista

Listor | Bevakningslista | Alla

Bevakningslistorna visas med utgångspunkt per behandlare, men önskas en lista över alla som tillhör samma ekonomi, andra behandlare eller hela kliniken väljs detta i listboxarna inne i respektive lista. Bilden nedan visar valet Alla bevakningslistor.

Välj först Företag och Behandlare.

Välj ev vilken typ av bevakningslista som ska hämtas genom att bocka i/ur valen till vänster (Uteblivna, Avbokade, Väntelista, Önskar bättre tid eller Terapiplanerad behandling).

Välj eventuellt att visa patienter utifrån kriterier i Väntelistan. (Väntelista - kategori, Svårighetsgrad, Prioritet). Begreppen förklaras i avsnittet Väntelista.

Välj inom vilken period sökningen ska ske och klicka sedan på Välj.

Endast aktiva patienter - gör sökning på alla patienter som är markerade som aktiva i sitt registerkort. En lista med patienter utifrån urvalet visas. I kolumnen Typ visas vilken kategori patienten tillhör:

U - Uteblivna

A - Avbokade

V - Väntelista

ÖBT -  Önskar bättre tid (patienter med ÖBT-markering i bokningen)

TPB  - Terapiplanerad behandling (inaktiv, kommande funktion)

Högerklicka på patientraden så visas fyra olika val:

• Sök patient 
  Patienten visas på patientlinjen.
• Ta bort 
  Patienten tas bort från bevakningslistan.
• Skriv anteckning
  Ett nytt fönster öppnas där man kan skriva fritext och en anteckning läggs till i listan. 
• Radera anteckning
  Fönstret "Anteckningar" öppnas och man kan radera anteckningen.

Patienter som registreras som Uteblivna eller Avbokade i tidboken läggs automatiskt in på dessa respektive listor. Samtidigt visas en röd notering uppe till höger i Opus, som visar att patienten ligger på en eller flera bevakningslistor.

B står för Bevakningslista och efterföljande bokstäver motsvarar vilken lista patienten finns i, se kategoriförklaring ovan.

Arbeta med bevakningslistor

Arbetet med bevakningslistorna kan göras på flera sätt, ofta olika beroende på situation. Här beskrivs två scenarier: Patient på bevakningslista bokas in via journalen, och lucka i tidboken - boka in patient från bevakningslista.

Patient på bevakningslista bokas in via journalen

En patient som finns i en bevakningslista får en markering uppe till höger i Opus programbild:

B står för Bevakningslista och efterföljande bokstäver motsvarar vilken lista patienten finns i. Genom att klicka på markeringen öppnas tidboken med bevakningslistan för aktiv patient i botten.

Härifrån kan man enkelt boka in de tider som finns i bevakningslistan.

Högerklicka på raden i bevakningslistan och klicka Registrera bokning. Flyttbilsfunktionen aktiveras så att bokningen nu följer med muspekaren. Klicka på en tid i tidboken så registreras bokningen, samtidigt som den försvinner från bevakningslistan.

Lucka i tidboken - boka in patient från bevakningslista

I fönstret Bokning finns alla bevakningslistorna tillgängliga under fem knappar: A, U, V, ÖBT, TPB. För att boka en patient från en bevakningslista, markera en tid i tidboken. Fönstret Bokning öppnas. Klicka på någon av de fem knapparna för att öppna respektive bevakningslista.

Markera en patient och klicka på knappen Välj patient för att återvända till bokningen.

Fyll i resterande information i bokningen och klicka sedan OK. Patienten tas samtidigt bort från bevakningslistan.

Väntelista

Patienten registreras på väntelistan via registerkortet eller via menyn Patient | Väntelista. Klicka på knappeni patientens registerkort.

Det finns två olika metoder att registrera patienten, med eller utan tidbokstexter eller med användning av behandlingstexter.

Väntelista med tidbokstexter

1. Klicka på Ny.
2. Välj Prioritet.
3. Ange Antal minuter (behandlingens längd).
4. Välj eventuellt en Väntelista - kategori. Dessa skapas manuellt efter behov genom knappen, se nedan.
5. Ange eventuellt svårighetsgrad på behandlingen, 1 är lägst och 5 högst.
6. Välj behandlingskategori.
7. Skriv eventuellt in tecken för Pridebokning.
8. Sätt eventuellt kryss om patienten kan komma med kort varsel.
9. Välj passande tidbokstext och klicka sedan Spara. Nu är patienten registrerad i väntelistan.

Väntelista - kategori och svårighetsgrad är valfria och används framförallt av offentliga organisationer och utbildningskliniker där studenter ska kunna boka väntelistepatienter så att behandlingens svårighetsgrad passar utbildninsnivån.

Väntelista med behandlingstexter

Funktionen är ej aktiverad i denna version av Opus Dental.

För att få tillgång till behandlingstexterna är det nödvändigt att man registrerat att de förhandslagrade journaltexterna ska användas i tidboken. Se egen beskrivning under Förhandslagrade journaltexter | Händelser/ Användarkopplingar/Tid.

1. Klicka på Ny.
2. Klicka på knappen.
3. Välj Prioritet.
4. Välj behandlingskategori.
5. Skriv ev tecken för Pridebokning.
6. Sätt ev kryss om patienten kan komma med kort varsel.
7. Klicka på plustecknet före Behandling Klicka vidare för att hitta aktuell behandlingstext. Beloppet som tillhör den förhandslagrade journaltexten visas i fältet Medel.
8. Klicka på knappen Lägg till. Valda behandlingsrader ligger nu i kolumnen till vänster och beloppet summeras i fältet Belopp.
9. Upprepa punkt 8 för att lägga till ytterligare behandlingar. Klicka sedan Lägg till för att summera samtliga behandlingar.
10. Klicka Spara. Patienten blir uppsatt på väntelistan och behandlingsraderna blir automatiskt registrerade i Terapiplanen.

Skapa ny kategori

Klicka på knappen med de tre punkterna i fönstret Väntelista - Patient.

1. Klicka på Ny.
2. Ange namn på den nya kategorin.
3. Det är alltid förvalt att kategorin ska vara aktiv, om inte - avmarkera bocken för Aktiv.
4. Klicka Spara.
5. Klicka Stäng.

Kategorin finns nu tillgänglig under valet Väntelista - kategori när en patient placeras på väntelistan. Det finns också i fönstret Bevakningslistor, där det går att sortera patienterna utifrån kategorier.

Önskar bättre tid

Patienter som fått en tid men önskar en annan tid som passar bättre, sätts upp på listan Önskar bättre tid. Patienten registreras på ÖBT-listan via fönstret Bokning.

Listan innehåller samma fält som som de övriga bevakningslistorna. Vid återbud eller luckor i tidboken kan man enkelt hämta upp patienter som kan passa in här via ÖBT-listan.

Dubbelklicka på den lediga tiden i tidboken, så öppnas fönstret Bokning. Oavsett vilken patient som som är vald i patientlinjen, klicka på knappen.

Markera den patient som ska hämtas från listan genom att sätta en bock i den lilla rutan till vänster.

Klicka på knappen Välj patient. En varning visas och frågar om patientens nuvarande bokning ska tas bort och ersättas med den nya tiden.

Klicka Ja. Ordinarie tid kommer att tas bort och patienten hämtas fram i bokningsfönstret. Registrera därefter tiden på det sätt som är beskrivet i kapitel Boka tid.

Uteblivna eller avbokade

Listorna Uteblivna och Avbokade är avsedd som arbetslistor för att följa upp att alla patienter som uteblivit från eller avbokat sina besök ska få erbjudande om en ny tid. Läs mer om att registrera en patient som utebliven i avsnittet "Ändra/flytta/Ta bort/Boka om/Utebliven.

Listorna Uteblivna och Avbokade, hämtas via Listor | Bevakningslistor, visar en översikt med alla upplysningar tillhörande den tidbokning patienten uteblev från. Utöver det innehåller listan viktiga upplysningar som bl. a telefonnummer från patientens registerkort, datum för patientens nästa tilldelade bokning och om UB-brev är skrivet.

Klickar man i kryssrutan framför en av patienterna i listan, kommer fältet "Patient" under att visa framtida tidbokningar på vald patient.

För att skriva ut listan, klicka på skrivarknappen nere till vänster.

För att ta bort en patient från listan, markera raden för aktuell patient och klicka sedan på knappen Ta bort, alt högerklicka och välj Ta bort. Även om patienten tas bort från listan kommer bokningen att registreras i statistiken över uteblivna timmar, se eget avsnitt om Statistik.

Läs mer om bokning av patienter på bevakningslistor i avsnittet Arbeta med bevakningslistor.

 

Skriv Uteblivandebrev

Opus rekommenderar Uteblivandelistan kontrolleras en gång i veckan för att på så sätt ha en översyn över sina uteblivna patienter och kunna erbjuda dessa patienter en ny tid.

Man kan antingen ringa patienterna som står på listan en och en, eller skicka ett Uteblivande-brev där patienten erbjuds att själv ringa för att få en ny tid. Av listan framgår det om patienten tidigare har fått ett Uteblivande-brev eller ej.

Markera de patienter som ska få Uteblivande-brev genom att sätta ett kryss i den lilla rutan till vänster. Klicka sedan på knappen Skriv ub-brev. Uteblivandebrev skrivs ut för varje patient. Texten i ub-brevet redigeras under Verktyg | Inställningar - Alla behandlare | Rapporttexter.

Ta bort patienter från listan genom att markera samtliga patienter i kryssrutan och därefter klicka på knappen

Ta bort, eller att med högerklick på var patient välja Ta bort.

 

Journalstatistik

Listor | Journalstatistik

Journalstatistik visar all utförd behandling på kliniken med utgångspunkt i de behandlingar man registrera via de olika knapparna i Utförtjournalen.

Man kan välja att se listan på fyra olika sätt:

• antalet åtgärder för utförd behandling
• med belopp
• med åtgärdsnummer
• visa både belopp och åtgärdsnummer

Alla månader summeras dels för sig, dels med ett belopp för årets samtliga månader, samt en totalsumma för hela listan.

För att kunna se listan krävs lösenord till klinikens/företagets ekonomi.

 

Skapa ny lista för journalstatistik

Klicka på Listor | Journalstatistik. Inloggning till klinikens/företagets ekonomi krävs.

Lösenordet sätts i Verktyg | Inställningar alla behandlare | Lösenord företagsekonomi.

Välj hur du vill sortera listan och klicka sedan på Välj. Totalsumma visas alltid i högerkolumnen.

Alla

Samtliga företag och behandlare i Opus visas i listan 

Företag

Välj journalstatistik för ett specifikt företag 

Behandlare

Välj journalstatistik för en specifik behandlare 

Period

Begränsa urvalet till en specifik period

År

Journalstatistk per kalenderår

Födelsedatum

Sortera på patienternas födelseår

Visa belopp

Belopp för alla utförda åtgärder, samt totalsumma.

Visa åtgärdsnr

Kategori och åtgärdsnummer visas, välj kod, priskod eller taxa.

Samtliga kolumner kan sorteras i stigande/fallande. Klicka på kolumnhuvudet och välj sortering.

Skriv ut listan genom att klicka på skrivaren.

Exportera hela listan till Excel genom att klicka på Excelloggan bredvid skrivaren.

 

Patientstatistik

Listor | Patientstatistik

Patientstatistiklistan ger en tydlig översikt över antalet patienter fördelade på kvinnor och män. Underlaget hämtas från registerkortet.

Listan är indelad i åldersgrupper om 10-årsintervaller och visar även procentuellt hur patienterna är fördelade efter åldersgrupper, summerar antalet kvinnor, män, och okända patienter, samt visar totalsumman av dessa.

Genom att dubbelklicka på överskriften – åldersgrupp, män, kvinnor, okända, summa eller procent kan man sortera listan i stigande eller fallande visning.

Skapa ny lista med patientstatistik

Gå till Listor | Patientstatistik.

Specificera ditt urval och klicka på Välj.

Alla

Urval utifrån samtliga företag och behandlare.

Företag

Urval utifrån specifikt företag. Samtliga behandlare kopplade till företaget visas.

Behandlare

Urval utifrån specifik behandlare.

Reg fr.o.m/t.o.m

Välj patienter registrerade inom en specifik period.

Reg utan nr

Visa patienter registrerade utan patientnummer. 

Reg med nr

Visa patienter registrerade med patientnummer. 

Slutat/flyttat

Visa patienter som slutat/flyttat.

Ej slutat/flyttat

Visa patienter som ej slutat/flyttat.

Aktiv

Visa aktiva patienter.

Avliden

Visa avlidna patienter.

Ej avliden

Visa ej avlidna patienter.

Inaktiv

Visa inaktiva patienter.

Skriv ut listan genom att klicka på skrivaren.

Exportera hela listan till Excel genom att klicka på Excelloggan bredvid skrivaren.

Fältet: Okänt kön

Finns det patienter i fältet Okänt kan det bero på att patienterna är konverterade från ett annat program där kön inte varit angivet, eller att kön inte är registrerat i Registerkortet.

För patienter med okänt kön, gå till respektive patients registerkort och tilldela korrekt kön.

OBS - när detta görs får ingen arbeta med patientens journal!

Är det många patienter med okänt kön går det att ändra detta med specialfunktionen Ange kön på patient
under
Verktyg | Specialfunktioner | Patient | Ange kön på patient. Opus rekommenderar att specialfunktionen används vid en tidpunkt då inga eller så få användare som möjligt arbetar i Opus.

Patientlojalitet

Listor | Patientlojalitet

Denna lista används för att Aktiva och Inaktiva patienter. Den ger en översikt över hur patientregistret är uppdaterat, dvs vilka patienter det är risk för att glömma bort. Listan är användbar för den som använt Opus Dental under en längre tid.

Gör ditt urval och klicka sedan på Välj.

Alla

Urval utifrån samtliga företag och behandlare.

Företag

Urval utifrån specifikt företag. Samtliga behandlare kopplade till företaget visas.

Behandlare

Urval utifrån specifik behandlare.

Rev fr.o.m/t.o.m

Visar de patienter som har revision inom vald tidsperiod.

Reg utan nr

Visa patienter registrerade utan patientnummer.

Reg med nr

Visa patienter registrerade med patientnummer.

Saknar

Skriv i antal dagar, exempelvis 100 dagar, så visas de patienter som inte har fått någon

journalant Dagar:

journalanteckning de senaste 100 dagarna.

Utan rev.tid

Patienter utan revisionstid.

Ej slutat

Visar aktiva patienter. Standard.

Aktiv

Visar aktiva patienter.

Saknar jrant.

Antal dagar bakåt i tid där det inte finns journalanteckningar på patienten.

Tid i tidbok

Visar patienter med avtalad tid i tidboken.

Inaktiv

Visar inaktiva patienter. Gäller de patienter som har en markering för inaktiv i registerkortet, till exempel de som har slutat, flyttat, slutat eller är avlidna.

Genom att dubbelklicka på överskriften – patientnummer, namn, personnummer eller adress kan man själv välja ordningsföljd på hur listan skall visas. Genom att dubbelklicka på patientens namn kommer patienten upp på patientraden.

Alla kolumner kan sorteras stigande eller fallande genom att klicka på kolumnhuvudet.

Listan kan skrivas ut genom att klicka på skrivaren.

Exportera hela listan till Excel genom att klicka på knappen.

Libretto

Libretto är ett webbaserat system inom den allmänna barn- och ungdomstandvården i Stockholm. Systemet används för att lista barn och ungdomar 3-19 år på mottagningen, rapportera in behandlingar och åtgärder samt ta ut underlag för utbetalning av ersättning.

Skapa en rapport i Opus

Gå in i Opus under menyn Listor. Välj Tandhälsostatistik. Klicka på fliken Libretto och gör urvalet för period eller rapportår och behandlare, klinik eller organisation. Opus kommer automatiskt att sortera fram alla udda åldrar mellan 3-19 år utifrån det urvalet du gör.

Klicka sedan på Väljnere till höger och därefter på knappennere till vänster för att skapa filen på de barn som visas i listan.

Opus skapar nu en xml-fil. Spara filen i t ex en mapp som du döper till Libretto.

Gå sedan i på Librettos hemsida för att skicka in filen:  https://tandvard.sll.se/Libretto/

 

Pedodontistatistik

Funktionen är förbehållen offentliga organisationer och kopplad till licensfilen.

Under menyn Listor | Pedodontistatistik är det möjligt att hämta ur detaljerad information om barn inom och utanför klinikens upptagningsområde. Tillsammans med listningsfunktionen i journalen är Pedodontistatistiken ett utmärkt verktyg för att kontrollera pedodontibehandlingar på kliniken.Med upptagningsområde menas de postnummerområden som kliniken har områdesansvar för. Områdesansvar gäller för det mesta enbart folktandvårdkliniker. Upptagningsområden anges i Opus Dental under Aviseringsinställningarna.

För att få fram data måste du först hämta upp ett underlag från databasen. Välj år och klicka sedan på Uppdatera statistikunderlag. Data hämtas från databasen, om det är en stor databas kan det ta några sekunder.

Alla patienterna visas nu i tabellen. Totalt antal patienter visas till vänster ovanför tabellen.

För att exportera rapporten till Excel, klicka på

För att skriva ut rapporten, klicka på skrivarknappen.

Filtrera underlaget

Det finns två möjligheter att filtrera underlaget: antingen med hjälp av filtreringsfälten över tabellen, eller med hjälp av filtreringsfunktionen i tabellkolumnerna. Resultatet blir detsamma, använd det du är bekväm med.

Ex. Hur många barn är i obligatorisk ålder i upptagningsområdet, men ännu inte undersökta?

Välj att filtrera på barn i obligatorisk ålder (JA), som är inom upptagningsområdet (JA), men som inte är undersöka i perioden (NEJ). Klicka Hämta.

Ex. Hur många listade barn bor utom upptagningsområdet?

Obligatorisk ålder = Visa alla 
I uppt.omr = Nej
Aktiv = Ja

Pivotrapporter

Opus Dentals rapportfunktion bygger på pivottabeller så att du kan få fram lättförståeliga men detaljerade listor och rapporter över arbetet på din klinik.

• Hur många kronor gjorde varje behandlare första halvåret 2008?
• Vilka produkter säljer vi mest av? Är det skillnad över månad eller år?
• Hur många avbokade besök hade kliniken förra året? Vilka behandlare gällde det?
• Hur mycket minskade de avbokade besöken efter att Opus SMS-tjänst började användas?

All data hämtas från din databas och är därför alltid aktuell. Det finns mycket stora möjligheter att skapa rapporter precis enligt dina önskemål. För den riktigt avancerade användaren rekommenderas dock att använda program speciellt gjorda för pivot, t ex Microsoft Office Excel.

OBS Opus supporterar inte pivotrapporter. Det finns möjligthet att mot konsulttid få hjälp att skapa pivotrapporter eller beställa specialutbildning.

Allmänt om pivottabeller

Pivottabeller är ett mycket kraftfullt och dynamiskt verktyg för att skapa rapporter och listor som baseras på stora mängder data (t ex patient- eller försäljningsstatistik, verksamhetsrapporter mm). ”Att pivotera” betyder ”att vrida/svänga” och syftar på de stora möjligheterna att flytta fält och kolumner för att anpassa rapporterna efter behov. Du får lättöverskådliga rapporter som uppdateras kontinuerligt. Pivottabellen kopplas till en databas och hämtar all information därifrån. Läs mer om pivottabeller på http://office.microsoft.com/sv-se/.

Opus pivotrapport följer pivotstandard med fyra areor där du enkelt väljer att placera ut olika fält.

Area för DATA

I nästan alla rapporter är man intresserad av antal eller summor. När du skapar en ny rapport, börja med att lägga fältet Antal eller Pris i dataarean, beroende på rapporttyp.

Exempel:

Dentalrapport. Hur många åtgärder av typen 701 gjordes under en period. På vilka tänder? Hur mycket intäkter gav de?
Ekonomirapport: Hur mycket tjänade företaget per behandlare? Vilka åtgärder görs mest? Vilka måste göras om oftast?

Area för RADER och area för KOLUMNER

Bakom varje fält döljer sig en massa information. Beroende på hur fälten placeras i areorna specificeras innehållet. Du bestämmer om fältet lämpar sig bäst i kolumn- eller radarean. Det beror helt på vad du vill få fram av rapporten.

Exempel:

Fältet Månad. Placeras det i kolumn- eller radarean delas fältet upp i årets månader. Ett annat exempel är fältet Behandlingsgrupp. Dra ut det i kolumn- eller radarean och alla använda Opus behandlingsgrupper visas.

Area för FILTER

Filterarean fungerar som ett ”vilofält”. Ett fält med aktivt filter kan flyttas till filterarean, då ligger filtreringen kvar och styr fortfarande datan som visas. På det viset sparar du plats och förenklar läsningen av rapporten.

Fält kan också placeras i filterarean utan något aktivt filter, i ”viloläge”. Det går lika bra att lägga tillbaka fälten till vänster i fältlistan

Visningsyta

Här visas datan; uträkningarna eller resultatet av hur dina fält är placerade. Under varje cell finns detaljerad data. Hittar du en avvikelse i din rapport kan du varsomhelst dubbelklicka på en cell för att se vad som orsakar avvikelsen.

Skapa ny rapport

Gå till Listor | Pivotrapporter.

För att skapa en ny rapport, klicka på den lilla pilen uppe till vänster.

Tillhörighet

Sorterar visningen av sparade rapporter.

Rapporttyp

Välj rapporttyp.

• PivotDental
  Anpassad för tandvårdsrapporter, med fält för utförta åtgärder, tandytor, kostnad, patiener mm.
• PivotEconomy
  Anpassad för ekonomiska rapporter med fält för betalningar, fakturerat, priser mm.
• PivotPatient
  Anpassad för patientrapporter med fält för att undersöka patientstocken (ort, kön, ålder mm).

Sparade rapporter

Här listas sparade rapporter. Dubbelklicka på en rapport för att öppna den.

När du har valt rapporttyp, klicka på Skapa en ny rapport nere till höger. Fönstret Parametrar för urval öppnas.

Namn

Namn på rapporten

Ägare

Välj vem som äger rapporten/ska kunna använda den.

Datum

Sätt datumintervall för upphämtad data från databasen.

OBS! om du vill återanvända rapporten, t ex ta ut statistik för varje månad, är det viktigt att slutdatumet är satt mycket långt fram i tiden så att rapporten hämtar aktuell data.

Klicka sedan OK. Nu kan du börja forma din rapport.

Fälten du kan arbeta med ligger samlade till vänster, i fältlistan. Klicka på aktuellt fält, dra och släpp den där du vill att den ska ligga (dataarea, kolumn- eller radarea, fältarea). Du kan antingen dra fältet till areorna till höger, eller till någon av de fyra arearutorna under fältlistan. Oavsett hur du gör blir resultatet detsamma.

Pivotfunktionen gör att den underliggande datan visas direkt och förändras varje gång du flyttar ett fält. Vill du ta bort ett fält är det bara att klicka, dra och släppa den i fältlistan igen.

Filtrera rapport

Du kan filtrera en rapport på flera nivåer. Det förenklar både rapportens utseende och dess innehåll. Den första filternivån görs redan i fönstret Parametrar för urval, när en ny rapport skapas.

Välj datumspann inom vilket rapporten hämtar data.

Filternivå två: alla fält som placeras i visningsytan kan filtreras. Klicka på den lilla tratten i fältet och välj filtrering.

Ett filtrerat fält kan ligga i kolumn- eller radarean men kan också flyttas till filterarean. Filtreringen ligger då kvar för rapporten samtidigt som det blir mer plats och rapporten blir lättare att tyda.

Avancerad filtrering

Du kan skapa förfilter och på det viset få en än mer effektiv filtrering med stort spann. Sedan kan du enkelt lägga på ”vanliga filter på respektive fält för att specificera rapporten.

Högerklicka på ett fält i areorna och välj Show prefilter. Här kan du precisera villkoren för förfiltret. För vidare information om förfilter hänvisas till specialutbildning hos Opus Dental.

Skapa nya fält

För den riktigt avancerade användaren finns möjlighet att inom varje rapporttyp skapa egna fält. Det görs under knappen Skapa nytt fält.

Här kan du själv kombinera befintliga data och sätta förutsättningar och/eller beräkningar i ett fält, exempelvis procentuell förändring mellan olika perioder.

För mer information och hjälp att skapa egna fält hänvisas till specialutbildning hos Opus Dental, www.opusdental.com