Med den förenklade landstingsfaktureringen i Opus Dental går det att skapa specifika inställningar för varje enskilt landsting och koppla patienter till landsting och boende så att parametrarna för det kopplade landstinget automatiskt förs in vid fakturering.

Fyll i inställningar i landstingens registerkort och koppling mellan patient och landsting. Det går också att skapa och koppla specifika prislistor och behandlarlistor till landstinget i Opus.

Inställningar landstingens registerkort

Klicka på Sök. Välj Landsting och klicka Välj nere till höger. Samtliga registrerade landsting visas i listan. Dubbelklicka på ett landsting för att öppna landstingsjournalen. Klicka sedan på Registerkort.

 

Fyll i följande fält i registerkortet:

Nödvändig tandvård:

 

Patientavgift tandläkare	Den patientavgift per besök som normalt alltid ska faktureras patient
Patientavgift tandhygienist	Den patientavgift per besök som normalt alltid ska faktureras patient
Landstingsprislista	Vilken prislista som är kopplad mot valt landsting
Behandlingslista tandl	Vilken förvald behandlingslista som ska väljas för tandläkare
Behandlingslista tandhyg	Vilken förvald behandlingslista som ska väljas för tandhygienist

 

 

Intygsnummer:

 

Kräv intygsnummer	Används för landsting som kräver att intygsnummer är ifyllt
Kontrollera format	Används för att användaren inte ska fylla i ett felaktigt format på intygsnummer. Kräver att ett exempelnummer anges i fältet ”RegEx för intygsnummer”. RegEx (reguljärt uttryck) är en formel för formatet. Kan t ex vara: · För enbart siffror ^\d+\z · För enbart siffror + kat 1 får anges (1234-kat 1) ^\d+-kat 1 · För årtal+bindestreck+siffror (2012-123456) ^\d{4}-\d+\z
RegEx för intygsnummer	Fyll i ett exempel på exakt format för intygsnummer som Opus jämför med, se ovan.

 

 

Förhandsbedömning:

 

Förhandsbedömningsnivå:	Vilken beloppsgräns får inte överskridas för förhandsbedömning
Nivå för varning:	Fr.o.m. vid vilket belopp ska Opus börja varna för att förhandsbedömning krävs.
Beräkna upparb arvode från:	Beloppsgränser för varningen ang. förhandsbedömning styrs av antingen av Årsskiftet eller Senaste US

Spara inställningarna och klicka Stäng.

Nästa steg är att koppla patienterna till landsting.

 

Inställningar patientens registerkort

Koppling till landsting i patientens registerkort. Kontrollera med respektive landsting vilka uppgifter som är obligatoriska.

Frikort/högkostnadskort Giltighetstid fr.o.m. och t o m.

Om giltighetsdatum är passerat rödmarkeras Frikortsnummer i Fakturabilden för patienter som är kopplade mot landsting.

Frikortsnummer Fyll i frikortsnummer.

Intygsnummer Fyll i intygsnummer (intyg för nödvändig tandvård).

Om landstingets registerkort har inställningen ”Kräv intygsnummer” går det inte att koppla patienten till landsting utan intygsnummer.

Patientkategori: Välj patientkategori

 

Vårdmodell Välj ev. vårdmodell som patienten tillhör.

Landsting Välj och koppla patienten mot de förvalda landsting som finns registrerade. Inställningar hämtas då från landstingets registerkort t ex i hanteringen av intygsnummer och patientavgifter etc.

Boende/avdelning Koppla patienten mot ett boende/avdelning.

Ej obligatoriskt för landstingsfakturering. Dessa uppgifter hämtas fram via Listor Register- Patient/Revision and kan användas vid kallelse och tidsbokning.

Spara inställningarna på patienten. Nu är allt klart för att fakturera landstinget.

 

Faktura till landstinget, utan frikort

I patientens journal finns nu obetalda åtgärder. Opus rekommenderar att landstingspatienter har fördelningen Patient 100 % i registerkortet för att inte riskera att registrera åtgärder med normal fördelning. Om behandling ska ha annan fördelning görs det bäst manuellt i samband med journalregistrering.

Tryck på fakturaknappen. Landstinget (2) är valt direkt, dvs. det landsting patienten är kopplad till i sitt registerkort. Patientavgiften som är registrerad på landstingets registerkort är automatiskt satt på patienten (150 kr) och resterande belopp står på landstinget. Det går att manuellt ändra beloppen om så önskas.

Om intygsnummer saknas rödmarkeras det fältet. Om valet ”kräv intygsnummer” är aktivt på landstingets registerkort går det inte att fakturera så länge det inte finns ett giltigt intygsnummer i patientens registerkort. Om intygsnummer inte krävs kommer Opus att varna användaren om intygsnummer saknas, men det går att fakturera ändå.

 

 

Det går att öppna patientens registerkort genom att trycka på -knappen bredvid fältet Frikortsnummer. Lägg t ex till intygsnummer och spara, Opus återvänder direkt till fakturabilden med de nya uppgifterna.

 

Fakturan ser ut enligt följande när patienten saknar frikort:

I journalen kommer följande uppgifter:

 

Patientavgifter som betalas kontant/kort

Ska patienten betala kontant/kort skrivs faktura först och sedan slutbetalas fakturan i patientens namn med det betalsätt som ska användas.

 

Faktura till landstinget, patient har frikort

Om patienten har ett giltigt frikort registreras alla åtgärder automatiskt med fördelningen Patient 100 % för att sedan faktureras landstinget. Om frikortets giltighetstid gått ut registreras åtgärderna enl. fördelningen i registerkortet: Patient 100 %.

Klicka på Fakturaknappen i patientjournalen. Landstinget (2) är förvalt. Eftersom det finns ett giltigt frikort registrerat ställs hela summan på landstinget och patientavgiften är 0 kr.

Om giltighetsdatum för frikortet har passerat markeras det i rött i fakturabilden:

Ovan framgår att frikortets giltighetstid har gått ut. Det leder till en patientavgift på 150 kr vid fakturering, enl. angiven patientavgift på landstingets registerkort.

Fakturan ser ut enl. följande för patient med giltigt frikort:

I journalen kommer följande uppgifter:

 

Landstingsjournalen

Om det finns licens för autofakturering ligger landstingsfakturorna i listan ”automatfakturering av landsting”. När de sedan faktureras därifrån noteras det i respektive landstings journal.

Om det inte finns licens för autofakturering av landsting utförs den enligt Opus standard i respektive landstings journal. Information om standardfakturering av landsting finns i hjälpfunktionen under F1- knappen i Opus Dental.

Koppla patient till boende/avdelning

Via Sök-knappen kategori för boende. Det går att registrera boenden med underavdelningar och att koppla patienter till dessa. Inställningarna för boende hanteras på samma sätt som övriga kategorier.

Klicka på Sök och välj Boende. Klicka på knappen Ny för att skapa ett nytt boende.

 

 

Fyll i informationsfälten till vänster: Företagsnamn och organisationsnummer, ev. kontaktperson, adress och kontaktinformation till boendet. Anteckningar som skrivs här syns enbart här. Spara uppgifterna. När du sparar tilldelas boendet ett nummer automatiskt. Datum för registrering noteras uppe till höger och datum för senaste ändring visas i fältet Senaste ändring.

 

Lägg till underavdelning till boende

Det finns fält för avdelning till höger i boendets registerkort. Här kan du skapa underavdelningar till boendet dit du sedan kan koppla patienter.

Klicka på knappen Ny avdelning för att lägga till avdelningar till boendet.

 

 

Ett nytt registerkort för avdelningen öppnas. Fyll i uppgifterna: avdelningsnamn, org.nr, kontaktperson och kontaktuppgifter. Anteckningar som skriv här syns enbart här. Klicka på Spara- knappen när du är klar. Datum när avdelningen registrerades fylls automatiskt i fältet Reg.datum uppe till höger. Senaste ändring i registerkortet noteras också i fältet Senaste ändring. Stäng för att återvända till boendets registerkort. Nu ligger avdelningen tillagd i listan.

 

Upprepa ovanstående för att lägga till flera avdelningar. Ändra uppgifter på en befintlig avdelning genom att markera den i listan och klicka på Egenskaper.

Avaktivera ett boende genom att avmarkera i rutan Aktiv.

Nästa steg är att koppla patient till ett boende. Det görs i patientens registerkort.

Klicka på -knappen. Ett fönster med samtliga tillagda boenden inkl. underavdelningar visas:

 

Länet bestäms utifrån postnumret i boendets registerkort. Finns det många boenden går det att filtrera i samtliga kolumner genom att markera t ex alla boenden i Stockholms län. Koppla patienten till ett boende eller en avdelning genom att markera boendet/avdelningen och sedan klicka OK.

 

Spara.

Genom att dubbelklicka på boendet i patientens registerkort kommer du direkt in i boendets registerkort. Där kan du göra ändringar och spara för att sedan återvända till patientens registerkort.

 

Ta bort koppling till landsting

Klicka på den lilla pilen i rullgardinsmenyn för landsting. Markera det tomma alternativet. Spara sedan på registerkortet.

 

 

Ta bort koppling till boende/avdelning

Ta bort koppling till boende genom att klicka på -knappen och klicka på alternativet [INGET], antingen för avdelning om patienten fortfarande ska vara kopplad till boende, annars på [INGET]- alternativet i kolumnen Boende.

 

 

Klicka OK och spara ändringarna i patientens registerkort.

Sök och filtrera landsting och boende

För att på kunna filtrera fram alla patienter som är kopplade till ett visst landsting eller boende har det tillkommit sökfält i Listor > Register-Patient/revision:

 

 

Markera i kryssboxen Kopplade landsting. Välj landsting i rullgardinsmenyn eller välj Alla för att se samtliga patienter kopplade till landsting. När du sedan klickar på Välj hämtas alla patienter med koppling till angivet landsting.

Förfina sökningen genom att lägga till boende. Klicka på plusknappen intill fältet Boende. Fönstret för att välja boende visas, samma som i patientens registerkort. Klicka på ett boende eller på en kommun för att inkludera samtliga boenden i den kommunen. För att söka på alla boenden markerar du valet [ALLA] och klickar OK. Klicka sedan på Välj.

 

Precis som alltid kan du sortera resultatlistan genom att klicka på kolumnrubrikerna.

Filfakturering till Symfoni

Du når Symfoni via tandvårdsenhetens portal på, tandvard.sll.se

För support gällande Symfoni: Telefon 08-123 133 00 eller e-post: servicedesk.sllit@sll.se

Förutsättningar:

· Minst version 7.1.210 av Opus Dental

· Fakturering måste ske via funktion ”Annan betalare” och patientavgift måste faktureras för att patientavgiften ska anges korrekt i fakturafil

· Landstingets egna åtgärdskoder måste användas

· Om debitering i journalen inte görs med de uppgifter som landstinget kräver kan detta innebära att Symfoni vid filvalideringen kommer ge felmeddelanden t ex om felaktiga åtgärdskoder. Ev korrigeringar kan behöver göras på patienten. Det kan alltså vara en övergångsperiod innan man får alla uppgifter i fakturafilen att stämma överens med vad Symfoni kräver.

 

Inställningar och förberedelser:

Obligatoriska uppgifter

Företagsinformation: Organisationens namn, organisationsnummer, klinikID

Patientens registerkort: Patientkategori, ev förhandsbedömningsnr/frikortsnr

 

Skapa prislista med landstingets priser

Om man inte redan har en prislista för landstinget kan detta skapas för att få korrekta priser vid debitering.  

Se över åtgärdskoder 

Debitering måste ske enligt landstingets prislista. Alla landsting har sina egna prislistor med egna koder . Det är viktigt att ange landstingens åtgärdskoder för att få ut rätt ersättning för sin vård.

Använda antingen Priskod eller Produkt-ID vid fakturaexport istället för FKs åtgärdskod Som standard så kommer FKs åtgärdskoder med fakturafilen. I Opus kan man välja att använda Priskod eller Produkt-ID istället för FKs åtgärdskoder vid filfakturering eftersom dessa kan anpassas till landstingets åtgärdskoder.

Fördelen att använda just Produkt-id är att det tydligt framgår i journalen vilken kod som debiterats

Ändra Produkt-ID

Verktyg - Inställningar alla behandlare – Förhandlagrade journaltexter

Som standard har Opus döpt Produkt-ID till ”k101 osv, ”k” före koden måste då tas bort. (T ex k102 kommer inte accepteras i filfaktureringen.)

Ändra Priskod

Verktyg – Inställningar alla behandlare – Prislista

Som standard har Opus döpt Priskod till ”p101 osv, ”p” före koden måste då tas bort. (T ex p103 kommer inte accepteras i filfaktureringen)

Observera att man måste redigera ALLA koder som ska användas vid debitering till landstinget.

Då de olika landstingen har olika prislistor kan man också behöva skapa nya priskoder alt produkt-ID om man arbetar med flera landsting för de koder man saknar.

Inställning för att använda Priskod eller Produkt-ID i fakturaexport

Klicka på Registerkort för Landsting

Skapa fakturafil till Symfoni inkl bilagefil

Bifoga bilagor till fakturafil

I de fall då SLL kräver bilagor till fakturafilen så finns funktion för att bifoga dessa via Opus. Bilagor måste läggas till innan samlingsfaktura skapas. När man skapar fakturafil till Symfoni skapar Opus även en .zip fil som innehåller bilagorna och som kan läsas in i Symfoni.

 

Lägga till bilaga via patientens journal

Patientens faktura måste vara skapad för att du ska kunna lägga till bilaga.

Högerklicka i kolumn F på raden ”Debitering till Stockholms läns landsting och välj Bifoga bilag(or) till fakturafil

 

Om bilaga lagts till raden och fakturan i patienten journal tas bort kommer den tillagda bilagan också att tas bort.

Lägga till bilaga via landstingsjournal

Högerklicka i kolumn F på rad ”Överförd från patient…” och välj Bifoga bilag(or) till fakturafil

 

Tillagd bilaga visas med i kolumn F. Högerklicka på gemet för att se tillagda bilagor

Tillagd bilaga i patientjournal visas på patientens rad i landstingsjournal och tvärt om. Det går att lägga till/ta bort bilagor tills dess att man skapat samlingsfaktura.

 

Skapa fakturafil inkl bilagefil i landstingets journal

Högerklicka på samlingsfaktura i Landstingsjournal och välj Exportera till Symfoni

Välj i vilken mapp du vill spara filen

Samtidigt som fakturafilen skapas, skapar Opus en .zip fil som innehåller de eventuella bilagor som bifogats patienterna.

· Om inga filer bifogats skapas ingen .zip fil

· Endast de bilagor som läggs till via funktionen Bifoga bilag(or) till fakturafil tas med

· Det går inte att lägga till bilagor i efterhand. Ta i så fall bort samlingsfakturan och bifoga bilagan först och skapa därefter en ny samlingsfaktura

 

Båda dessa filer ska läsas in i Symfoni

 

Övrigt gällande fakturafil Symfoni

Krediteringar av åtgärder

Symfoni kan delvis hantera kreditering av åtgärder. Förutsättning för att kreditering ska fungera är att åtgärden finns registrerad i Symfoni (åtgärden måste i första läget ha skickats via fakturafil)

Följande gäller:

· Ett unikt värde sätts på varje åtgärdsrad som registreras i journalen detta unika värde skickas med i fakturafil till Symfoni. Vid återföring av samma åtgärd anges samma unika id på den återförda journalraden som ursprungsraden hade. Symfoni kan då matcha exakt vilken åtgärd som ska krediteras.

· Om både ”plus- och minusåtgärd” (med samma unika id) finns med i samma LT- samlingsfaktura så kommer Opus automatiskt att undanta dessa från fakturafil. Detta för att icke relevanta uppgifter inte ska skickas in till Symfoni.

 

 

FHB - Förhandsbedömd vård

Information gällande FHB-vård:

Patienträkningar är antingen av typen FHB (förhandsbedömd vård) eller EjFHB (ej förhandsbedömd vård). Räkningar för åtgärder utförda på en FHB måste innehålla FHB-nummer. Detta eftersom Symfoni använder numret för att kunna matcha varje åtgärd emot godkänd FHB.

· Finns det ett FHB nummer i patientens registerkort så kommer patienträkningen i XML att få typen FHB

· Om inget FHB nummer ska anges i räkningen måste FHB nummer tas bort från patientens registerkort

· En patienträkning med typ FHB kan även innehålla åtgärder utöver godkända åtgärder inom förhandsbedömningen om dessa är godkända för aktuell patientkategori och ingen annan regel föreligger som förhindrar åtgärden att faktureras. Dessa åtgärder kommer att markeras och blir föremål för speciell granskning.