Registerkortet finns under menyn Arkiv | Registerkort eller på knappen Reg på knappraden. Nedan följer en beskrivning av fälten i registerkortet.

Patientnummer

Patientnummer sätts automatiskt vid registrering av ny patient. Den behandlare som är inloggad när patienten registreras blir automatiskt "ägare". Numreringen sker fortlöpande i den aktuella behandlares nummerserie. Även om behandlare ändras är patientnumret alltid samma.

Företag

Fältet "Företag" är den ekonomi och det företag behandlaren är knuten till. Beroende på vilket företag som är aktivt listas olika behandlare i nästa listbox Behandlare.

Behandlare      

Den behandlare patienten är registrerad på. Aktiv behandlare i behandlarfönstret står här som standard vid registrering av ny patient. Vill man registrera patienten på en annan behandlare väljer man en annan behandlare i listboxen. Fältet "Behandlare" kan ändras när så önskas

Senaste ändring

Datum för senaste ändring uppdateras automatiskt efter att ändringar på patientens registerkort är utfört och man har klickat på Spara. Fältet kan inte ändras.

Reg.datum

Datum för första registrering av patienten sätts automatiskt. För konverterade databaser kommer konverteringsdatum att sättas in. Fältet kan inte ändras.

VIP-patient

Om VIP-patient är ibockad begränsas åtkomsten till patienten. Enbart den behandlare som är vald i patientens registerkort kommer åt journalen, och det krävs användarnamn och lösenord för att öppna journal eller registerkort.

I patientarkivet markeras VIP-patienter med rött, likaså markerar en röd patientlinje en VIP-patient.

Efternamn

Patientens efternamn registreras här. Fältet har en begränsning på 50 tecken och endast bokstäver är tillåtna. Fältet kan endast ändras via knappen Ändra efternamn nere till vänster i bilden.

Förnamn

Här registreras patientens för- och mellannamn. Fältet har en begränsning på 50 tecken och endast bokstäver är tillåtna. Fältet kan ändras när så önskas.

Personnummer

Indelningen i detta fält är uppdelat i år, dag, månad och personnummer.

Programmet känner av det registrerade personnumret. Om numret inte har en giltig kombination får man en fråga om detta är ett reservnummer när man sparar i patientens registerkort

Klicka Ja så sparas numret fast det inte är giltigt. Ett tillfälligt personnummer skapas i det sista fältet. Klicka på Avbryt så kommer man tillbaka till registerkortet, där kan man korrigera personnumret. Fältet kan ändras i efterhand.

Ålder

Fältet fylls automatiskt efter registrering i personnummerfälten när man klickar på Spara efter fullständig registrering. Fältets grå färg indikerar att det inte är öppet att skriva i.

Kön

Välj kön från listboxen. När man skriver in personnumret på patienten knyts kön automatiskt till det registrerade personnumret när man klickar på Spara. Ifyllning av fältet kön är användbart vid flera tillfällen, t ex vid uttag av patientstatistik, förklaring av kön då namnet inte omedelbart ger en information om det är en man eller kvinna.

Arbetsplats

Fyll i patientens arbetsplats.

Tidigare efternamn

Fältet visas endast när efternamnet är ändrat. Det är inte öppet för redigering men visar automatiskt tidigare efternamn efter namnändring. Vid ändring p.g.a. felregistrering kommer inte tidigare efternamn att visas. Proceduren för ändring av efternamn är närmare beskrivet i avsnittet Ändra efternamn.

Adress 1/Adress 2

Det finns två adressfält. Det mest vanliga är att använda Adress 1 till gatunamn och Adress 2 till eventuell boxadress. Vardera fältet accepterar 50 tecken, både bokstäver och siffror. Fälten kan redigeras i efterhand.

Postnummer:

Skriv in patientens postnummer. Fältet accepterar endast 5 siffror.

Ort / Kommunkod / Kommun

Fälten ort och kommunkod fylls automatiskt i efter registrerat postnummer, när man går till nästa fält eller klickar på Spara.

Kommun avviker från postnummer
Arbete / Hem / Mobil / Fax

När man markerar i denna kryssbox öppnas fältet "Kommunkod" för redigering, och man kan ändra detta manuellt.

Fyll i respektive telefon- och faxnummer. Fälten har en begränsning på 30 tecken var. Fälten kan ändras. Telefonnummer till arbete, hem och mobil är alltid lättillgängliga oavsett vilket fönster i programmet man har öppet, genom att de visas på patientraden.

E-post

Skriv in patientens e-postadress. Då kan man enkelt sända patienten en kallelse, meddelande eller andra påminnelser via e-post.

Arbete/Skola

Skriv in var patienten går på skola eller arbetar. Fältet har en begränsning på 50 tecken.

Kontonummer

Här fyller man i patientens bankkontonummer. Fältet har en begränsning på 20 tecken och endast siffror accepteras.

Anteckningar

Detta fält är öppet för fritext med en längdbegränsning på 8000 tecken. Här kan man skriva in kommentarer och anteckningar om patienten.

Patientkategori

Skapa egna kategorier för dina patienter. Bra för statistik och tidboksplanerng mm.

Läs mer i avsnittet om patientkategorier.

Historik

Sparar ändringar som gjorts i registerkortet.

STATUS:

Benämningen på de olika statuskategorierna baseras på de krav som ställs i lagar och föreskrifter om arkivering/förvaring av patientjournaler.

Aktiv Slutat Avliden Flyttat

Vid registrering får en ny patient automatiskt statusen Aktiv när man klickar på Spara. Detta förutsätter att inget annat är registrerat på patienten. En patient kan bara ha en status i taget.

När man har markerat en patient som Slutat eller Avliden visas symboler ipatientlinjen.

En Slutat, Avliden eller Flyttat-patient kommer inte med på kallelselistorna. Datum för registrering av dessa status visas i parentes vid kryssrutan i registerkortet.

En patient som är markerad som Inaktiv, Slutat, Avliden eller Flyttat förblir tillgänglig med alla registrerade data. Fördelen med att ge dem dessa status är att patienten inte visas direkt vid sök i patientarkivet. Läs mer om detta under kapitel Patientarkiv. Det är fortfarande möljigt att göra registreringar på en patient med annan status än Aktiv.

Önskar anestesi

Markera i Önskar anestesi och symbolenkommer att synas på patientraden. Symbolen är därmed synlig i programmet oavsett i vilket fönster man står i.

Obs!

Markera i kryssrutan och knappen för registerkortet kommer att ändras till röd:. Knappraden visas i alla fönster i Opus Dental och därmed att det är något i patientens registerkort som man bör var uppmärksam på.

Önskar SMS 

Markera i kryssrutan om patienten önskar kallelse via SMS. Har man inte registrerat mobilnummer på patienten visas en varning. SMS-kallelse används bland annat i samband med kallelse och påminnelse om tid. Läs mer om SMS i kapitlet om Tidboken.

ORTODONTI

Ortodontijournal Aktiv ort. beh

Ortodontijournal och Aktiv ort.beh kan bara väljas om den aktuella behandlaren är registrerad som ortodontist i Opus Dentals licensfil. Då finns möjlighet att växla mellan den vanliga journalen och ortodontijournalen

Retention

Retention är alltid valbart oavsett licens. Sätt en markering här om patienten är retinerad. Indikationenframgår då på patientlinjen.

Lådnr

Registrera patientens lådnummer i detta fält. Ett motsvarande fält finns i patientens journal och det som registreras i ett av fälten kommer automatiskt att uppdateras i det andra.

Anhörig 1 /Anhörig 2

Här skriver man i namn på anhörig till patienten. Klicka på knappentill höger om fälten för att registrera en anhörig på patienten. Patienter som är under 19 år och yngre år kommer alltid att få adresserat "Till målsman för" på brev, fakturor, påminnelser etc.

Fyll i namn och kontaktinformation och klicka på Spara.

Räkning / Telefon: Markera i kryssrutorna om fakturan ska skickas med namnet på någon anhörig och till dess adress eller om någon anhörigs telefonnummer ska användas för att kontakta patienten.

Endast en av de registrerade anhöriga kan stå som mottagare av räkningen, eller som kontakt via telefon.

Väntelista

Klicka på Väntelista för att registrera patienten direkt på väntelista hos den behandlare som är aktiv i registerkortet. Läs mer i kapitlet Väntelista för ytterligare information.

Landskod

I de fall där patienten inte är registrerad i Sverige ska landskod anges. I samtliga fall där landskod anges skall blankett E111 för EU/EEs patienter bifogas som styrker rätt till ersättning för patienter som kommer från ett land som Sverige har ett avtal om vård med.

Fk.nr:

Ett numeriskt fält för registrering av patientens försäkringskassenummer. Fältet fylls i automatiskt när man registrerar postnummer i adressen.

Fördelning

I listboxen fördelning finns kategorierna Normal, Pat 100%, FK 100%, Förhöjd ersättning och Barntandvård. Programmet väljer fördelning utefter ålder dvs Normal på vuxna patienter och Barntandvård på barn 0-19 år.

Abonnemang  

Kryssmarkering för abonnemangpatienter. Här markeras/avmarkeras manuellt endast om patienten skall avsluta abonnemanget i förtid.

Frikort / Högkostnadskort

Registrera datum direkt i datumfältet t ex 2007-12-0, alternativt välj från kalendern genom att klicka på nedåtpilen till höger. Registrera datum när patientens kort börjar gälla. Detta generar fördelning Patienten 100% och faktura kan sedan skickas till Landsting eller annan berörd verksamhet. Nummerfältet är avsett för frikortets nummer.

OFFENTLIG

Möjlighet att registrera patient på förhandslagrade skolor/vårdhem. Dessa kan sedan sökas fram i Register - patient/revision.

Skola Klass Patientgrupp Passnummer och Eurocertifikatnum mer

Här finns två rutor, ett för passnummer och ett för Eurocertifikatnummer. I denna ruta anger man det ID nummer som står på European Helth Insurance kortet.

Bild:

Plats för foto på patienten.

Klicka på knappenför att lägga in bilden av patienten. Utforskaren kommer upp och här får man bläddra sig fram till mappen där bilden av patienten är sparad. Dubbelklicka på bilden eller markera den och klicka på Öppna.

Klicka på knappenför att ta bort bilden.

Ny

Klicka på Ny för att få fram ett tomt registerkort, klart för registrering av en ny patient.

Spara

Klicka på Spara för att behålla registreringarna i patientens registerkort. Fältet "Senaste ändring" uppdateras automatiskt, se beskrivning ovan.

Stäng

Klicka på Stäng för att avsluta registerkortet. Om ändringar inte är sparade visas en varning: Vill du spara ändringarna? Ja, Nej eller Avbryt. Väljs Avbryt är registerkortet fortfarande öppet så att man kan fortsätta registreringen.

Tips: Genom att använda TAB-tangenten på tangentbordet kan man förflytta sig från fält till fält i registerkortet.

Registrera ny patient

Alla patienter registreras med ett registerkort och tilldelas ett patientnummer. Det finns flera sätt att öppna registerkortet.

1. Klicka på Reg-knappen i knappraden
2. Arkiv | Registerkort
3. Tryck CRTL + P
4. I tidboken: skapa en bokning, klicka på knappen Ny ..

Om skrivfälten i registerkortet är grå, klicka på Ny nere till höger. Skrivfälten blir vita och öppna för redigering. Fyll i all information och när du är klar, klicka på Spara. Patienten registreras och tilldelas ett patientnummer, läs med om patientnummer nedan. Läs mer om vad varje skrivfält innehåller under Registerkort.

Patientnummer

Alla patienter registreras i patientarkivet via Registerkortet. Här tilldelas de automatiskt ett patientnummer i nummerserien till aktuell behandlare. Kontrollera att det är rätt inloggat på den tandläkare som ska vara "ägare" till patienten, dvs. att tandläkarens namn står i titellinjen.

Patientnummerserien ska enligt föreskrifterna vara en obruten nummerserie. Patientnummer som tilldelas automatiskt kan därför inte ändras. För att undvika problem med dubbelregistrering av patienter finns det två olika säkerhetsrutiner:

Arkivkontroll kontrollsök i arkivet vid registrering av nya patienter

Felregistrering borttag av patient där det inte finns någon registrering eller anteckning i journal, hälsodeklaration eller tidbok.

Felregistrering

Har man registrerat en patient två gånger i arkivet, eller av annan orsak vill ta bort en patient från systemet, är förutsättningen att det inte finns något antecknat i journalen eller hälsodeklarationen. Det förutsätter även att där inte är registrerat någon tid i tidboken. Detta kommer systemet själv att kontrollera.

Patientnummer som blir blanka vid borttagning av en patient, kommer att fyllas av nästa nyregistrerade patient, då systemet alltid letar upp första lediga patientnummer.

Vid borttag av patient:

• Kontrollera att rätt patient som ska tas bort finns på patientlinjen 
• Välj från menylinjen: Verktyg/ Felregistrering / Patient

Ska patienten tas bort, klicka Ja. Patienten tas bort och nästa nya patient erhåller det patientnummer som denna patient tidigare tilldelades.

Patientkategorier

I fältet patientkategori kan man knyta patienten till olika grupper och kategorier. Fördelen är att själv kunna definiera vilka grupper man önskar använda, till exempel anestesi, endopatient, parodpatient, tandvårdsrädsla, implantatpatient och helproteser. Funktionen är mycket bra när man vill övervaka eller hålla uppsikt över olika kategorier av patienter, eftersom man kan söka fram listor på patienterna som är antecknade i de olika grupperna.

Grupperna placeras automatiskt i bokstavsordning.

• Administrera patientkategorier 
• Skapa ny patientkategori
• Ta bort patientkategori

Administrera patientkategorier

För att lägga till en patient i en eller flera patientkategorier, gå in i Registerkortet och klicka på plustecknet till höger om fältet Patientkategori, eller gå via Verktyg | Inställningar - alla behandlare | Patientkategorier.

Om det redan finns inlagda kategorier klickar du bara in en eller flera kryssboxar, och sedan OK. Valda kategorier visas då i registerkortet.

För att ta bort en kategori räcker det att markera kategorin registerkortet och klicka på minusknappen.

Skapa ny patientkategori

För att skapa en ny kategori måste du först öppna registerkortet. Klicka på plustecknet till höger om fältet Patientkategorier.

När fönstret Patientkategorier öppnas, klicka på skiftnyckeln till vänster. Ett nytt fönster öppnas så att du kan redigera och skapa nya kategorier.

För att upprätta en ny patientkategori, klicka på Ny. Fältet Namn öppnas då för redigering så att man kan namnge den nya gruppen. Klicka Spara och sedan Stäng. Ny ligger den nya kategorin i listan.

I fältet Sök kan man söka bland de patientkategorier som redan är upprättade. Sökfunktionen är bra efter ett tag när antalet kategorier växer.

Ta bort patientkategori

Gå in i registerkortet. Klicka på plustecknet till höger om fältet Patientkategorier. Klicka sedan på skiftnyckeln till vänster.Markera kategorin du vill ta bort genom att klicka i kryssboxen, och klicka sedan på Ta bort. En varningsruta visas:

OBS! Vid borttagning av en grupp/patientkategori: Var uppmärksam på att alla patienter som är knutna till denna patientkategori mister sin anknytning till gruppen.

Ändra efternamn

För att ändra en patients efternamn, klicka på knappen Ändra efternamn i registerkortet. Ett nytt fönster öppnas. Skriv in det nya efternamnet och välj orsak till ändringen.

Patienten har fått nytt efternamn

Skriver över det gamla efternamnet men behåller det ursprungliga lagrat i systemet så att även det är sökbart.

Föreskrifterna kräver att tidigare efternamn sparas i förbindelse med namnändringar i vårdjournaler.

Felregistrering

Ändrar efternamnet utan att det tidigare registrerade namnet sparas.

Arkivkontroll dubbelregistrering

För att undgå dubbelregistreringar finns det en automatisk arkivkontroll vid registrering av nya patienter. Detta sker före patienten tilldelas ett patientnummer. Denna funktion kan självklart endast finna patienter där personnumret är skrivet helt identiskt.

Om detta skulle ske kommer följande bild upp:

Väljer man patienten så visas detta i patientlinjen, och lagringen av den nya patienten avbryts. Klickar man på

Avbryt kommer man tillbaka till bilden Registerkort.

Ortodontijournal

Ortodontijournal: Haken sätts automatiskt i registerkortet när behandlaren är registrerad som ortodontist i programmet. En ortodontist kan växla mellan ordinär- och ortodontijournal genom att ta bort eller lägga till haken för ortodontijournal i kryssboxen ovan.

Retention: Markera här när patienten är retinerad. Indikationenframgår då på patientlinjen, som är synligt oavsett vilken bild i programmet man har öppet. Informationen är därför alltid lätttillgänglig. "Aktiv Ort. beh" är då inaktiv.

Aktiv i ortodontibehandling: Är patienten aktiv i ortodontibehandlingen markeras detta här. Indikationenframgår då på patientlinjen, som är synligt oavsett vilken bild i programmet man har öppet. Informationen är därför alltid lättillgänglig. Retentionen är då inaktiv.

Lådnr: Registrera patientens lådnummer i detta fält. Ett motsvarande fält finns i patientens journal och det som registreras i ett av fälten kommer automatiskt att uppdateras i det andra. Se närmare beskrivning i kapitel Journal.

Registrerad utan patientnr

Det kan hända att patienter registreras i Opus utan att tilldelas ett patientnummer. Det inträffar när registerkortet öppnas från tidboken via knappen.

För att undvika dubbla journaler är det viktigt att svara JA på frågan om patienten ska tilldelas ett patientnummer:

Patienten blir tilldelad det nummer som är närmast tillgängligt i behandlarens patientnummerserie.

Sök upp patienter utan patientnummer i Patientarkivet. Klicka i valet "Reg. utan nr" så visas samtliga patienter regstrerade i Opus.